Izazovi delegiranja posla: “Nitko to ne zna napraviti dobro kao ja!”

Izazovi delegiranja posla: “Nitko to ne zna napraviti dobro kao ja!”

Objavljeno
Sep 2, 2021
Piše
Sanja Veletanlić

 
Znate li koji je prvi savjet koji će svaki manager, direktor ili vlasnik tvrtke dobiti kada se požali da ništa više ne stiže, jer ima previše posla i obaveza?
👉 "DELEGIRAJ POSAO!"
Kao da je to tako jednostavno!
🔤
lat. delegatio ≃ delegare: odrediti, povjeriti, doznačiti (novac) Delegirati = odrediti/određivati, ovlastiti/ovlašćivati, (po)slati koga kao delegata Delegator = ekon. onaj koji ovlašćuje ili šalje delegata ili delegatara; naredbodavac DELEGIRATI POSAO/ZADATAK = povjeriti nekomu da posao ili zadatak obavi umjesto nas.
 
Zadnji put kad ste nešto delegirali samo ste si natovarili dodatni posao i na kraju ipak morali sve sami napraviti. Umjesto da uštedite vrijeme i živce, potrošili ste dodatne sate na objašnjavanje i ispravljanje. Zvuči poznato? Svi koji su počeli delegirati posao su to prošli.
Rijetki su imali tu sreću da odmah iz prve pronađu osobu (asistenta ili virtualnog asistenta) kojoj su delegirali dio svojih zadataka i da je sve od prvog dana savršeno funkcioniralo. Osoba kojoj su delegirali posao kao da im je čitala misli!
👤
Virtualni asistent = vanjski suradnik koji na daljinu putem interneta i vlastitog računala obavlja zadatke za druge poduzetnike.
Bajke kažu i da su ti ljudi odjednom imali više vremena baviti se strateškim stvarima, radni tjedan im se skratio na 3-4 radna dana, a posao procvjetao jer je sve preko noći postalo organizirano, uredno i riješeno.

Niste jedini - i drugima je delegiranje teško

Većina onih koji vam savjetuju da delegirate posao su i sami u početku morali uložiti vremena i truda na pronalaženje prave osobe, a onda i na učenje kako bolje delegirati, ali i na ono ljudsko uštimavanje s novim suradnikom. To je dio na koji su zaboravili, jer jednom kad stvar dobro krene, zaboravimo na početne probleme.
 
Delegiranje je proces. Delegiranje se uči. Delegiranje nije uvijek jednostavno.
 

Ima li smisla proći kroz početne muke delegiranja?

To ovisi o tome koja vam je alternativa.
Možete li nastaviti dalje sve raditi sami? Možete li si priuštiti da neke stvari ne radite uopće? Ako je odgovor da i da, onda nema smisla.
Ako pak iz dana u dan želite napraviti sve više toga, a sve manje stižete i možete, onda ima smisla. Dugoročno će se taj trud isplatiti.
 

Savjeti za vaš drugi pokušaj delegiranja (ili treći, četvrti)

Ako odlučite dati još jednu šansu delegiranju, imamo par savjeta za vas.
 

Zaboravite prvo loše iskustvo

Kad ste učili voziti bicikl prvo ste pali nekoliko puta jer niste uspjeli održati ravnotežu. Danas kad sjednete na bicikl da odete do dućana o tome ni ne razmišljate. Da ste odustali odmah nakon prvog pada bicikliranje bi vam se činilo strašno zahtjevno - a ne kao da je to jednostavno kao vožnja bicikla. Isto je s delegiranjem.
🚴🏿
Morate proći prvu fazu učenja i prilagodbe koja nije ugodna.
OK, dali ste nekome zadatak i stvar je loše završila. Dignite se i pokušajte ponovno.
 

Riješite se uvjerenja da to nitko ne zna tako dobro kao vi

Ako postoje stvari koje NITKO ne zna napraviti tako dobro kao vi, onda ste vi u tim stvarima vrhunski stručnjak - i držite se toga. To nemojte ni pokušati delegirati. No, ako ste uvjereni da baš sve što radite nitko drugi ne zna napraviti tako dobro kao vi, onda razmislite ponovno.
Razdvajanje zadataka na one koje vi radite bolje od bilo kog drugog i one koje radite dobro je ključni korak kod određivanja što ćete delegirati. Delegirajte ono što radite dobro, ne ono po čemu ste posebni i stručnjak.
Za one koji nemaju osjećaj da sami sve rade savršeno: da, naravno da možete i trebate delegirati i one stvari koje vam ne idu od ruke, koje vam idu na živce, koje su vam dosadne, naporne.
 

Delegirajte ono što je manje važno (bar u početku)

Postoje stvari koje se mogu napraviti 'dovoljno dobro'. Tada je činjenica da ih nismo morali raditi sami, da smo uštedjeli to vrijeme za nešto drugo, vrednija od svega.
🎨
Primjer: Morate objaviti obavijest o tome da sljedeći tjedan kreće vaša nova edukacija. Delegirajte izradu najavne grafike asistentu. Za to vrijeme vi se sami bavite poliranjem sadržaja same edukacije. Ponekad je važnije objaviti obavijest s OK grafikom, nego je uopće ne objaviti. Ili je objaviti bez ikakve grafike. Ili još gore - da zbog izrade najave zanemarite sadržaj onoga što najavljujete.
Delegirajte nešto što je jednostavno, manje važno, pa postepeno podižite ljestvicu.
Za veće zadatke - razbijte ih na više manjih koraka, pa napravite check-in po fazama, da se ne dogodi da je netko proveo mjesec dana radeći na nečemu što je potpuno promašeno.
 

Metode i univerzalne recepte uzmite sa zrnom soli (nismo u ratu)

Internet je prepun metoda kako delegirati. Ako do sad niste čuli npr. za Eisenhoweru matricu, onda vjerojatno nikad niste ni pretraživali delegiranje. Većina popularnih metoda ima dobru namjeru - i poneki smisleni dio, ali strogo kopiranje nema smisla. Spomenuti Eisenhower je bio general, a metoda mu je navodno služila za brzo donošenje odluka u Drugom svjetskom ratu, i kasnije. Njegova matrica kaže da trebate delegirati ono što je hitno, a nije bitno.
Neka druga metoda će vam reći da ne delegirate ono što je hitno - jer ako je hitno, onda je i bitno, i to radije napravite sami.
Treća metoda će vam reći nešto deseto.
✍️
Primjer: pisanje ovakvih članaka nije hitno, a nije ni osobito bitno (jedan članak je tek kap u moru, ne čini bitnu razliku, može se bez njega). Prema Eisenhoweru, možda bismo trebali tu aktivnost eliminirati. To nećemo napraviti, nego ćemo nastaviti pisati, što zbog gušta, što zbog dugoročne strategije. Pisanje dijela članaka u Hubu delegiramo svojim virtualnim asistentima.
Sve te metode i matrice imaju smisla i sve vam mogu pomoći - ali više kao inspiracija i ideja, nego kao strogi okviri kojih se trebate držati kao pojasa za spašavanje kod iskrcavanja na Normandiju.
 

Budite jasni i konkretni kad dajete upute

Čitanje misli je vještina koju će vaši suradnici možda jednog dana usvojiti, ali tek nakon što kroz stvarne primjere nauče pretpostaviti vaša očekivanja. Do tad pokušajte biti što konkretniji kod delegiranja zadataka:
  • definirajte rokove - i činite to pomoću datuma, a ne fraza "hitno je" / "nije hitno"
  • definirajte opseg posla - i za to koristite brojke, umjesto "pošalji to na par adresa" (10? 100? 1000?) ili "napiši mali članak" (200 riječi? 500?)
  • pokažite primjere onoga što vam se sviđa, i onoga što vam se ne sviđa
🍏
Primjer: u početku ćete morati reći "naruči sutra 3 kg Granny Smith jabuka od OPG Jabukić preko njihovog weba i neka ih dostave na tu-i-tu adresu u utorak prijepodne". Sljedeći tjedan ćete moći reći: "naruči jabuke, sve isto kao prošli put". Za tri tjedna će vas suradnik pitati da li da svaki tjedan naruči jabuke, a nakon toga će jabuke početi stizati same.
Pritom ne morate biti medo 🧸 u dućanu. Dobar dan, hvala, molim ne uzimaju previše vremena.
 

Naučite dati feedback (povratnu informaciju)

Kada dobijete natrag zadatak koji vam nije po volji, znate li reći što ne valja, a da ne ubijete suradnika u pojam? Dajete li suradniku priliku da ispravi ili odmah ispravljate sami?
Davanje i primanje feedbacka je jedna od tema koje su često prostituirane. Svi o tome sve znaju. A realnost je takva da većina samo misli da zna dati feedback. Čuli su za sendvič metodu - i tu priča najčešće staje.
Mi vam ovdje nećemo otkrivati instant tajne davanja i primanja feedbacka jer ni jedan cijeli članak za to nije dosta.
💁🏻‍♀️
Postoje kvalitetne edukacije i radionice na tu temu. Sami smo neke prošli i tek tad smo shvatili koliko malo znamo i koliko nesvjesnih grešaka radimo, čak i onda kad imamo najbolje namjere.
Angažirajte stručnjaka i zagrebite ispod površine. To znanje i iskustvo će vam koristiti puno, puno šire. Ne samo kod delegiranja zadataka suradnicima, nego i u komunikaciji s potencijalnim kupcima, partnerima i investitorima.
 

Dokumentirajte procese i željene outpute (rezultate)

Da, znamo. Puna vam je kapa procedura i dokumentiranja procesa. Živimo u svijetu u kojem su procedure često same sebi svrha - ili pak služe tome da se netko riješi odgovornosti. Samo zato što ste se susretali s lošim i beskorisnim procedurama to ne znači da je koncept dokumentiranja procesa loš. Odličan je - kad ga se radi pametno, ciljano i postepeno.
Jednom kad popišete i raspišete svoje procese, korake i željene rezultate puno ćete lakše delegirati zadatke. Imamo još jednu dobru vijest: iskoristite svoje nove suradnike da vam pomognu kod dokumentiranja procesa. Zajedno napišite prve 'how to' dokumente. Dok vi objašnjavate, suradnici neka bilježe vaše upute. U te dokumente uključite primjere - tako pokažite što smatrate dobrim outputom.
📃
Primjer: ako želite delegirati izdavanje računa, napravite dokument u kojem je korak po korak objašnjeno kako se izdaju računi, kada, što moraju uključivati, koji alati se koriste za to, kako se šalju... Na kraju u taj dokument uključite primjere već izdanih računa.
Jednom kad imate proces tako dokumentiran bit će vam puno lakše taj isti zadatak delegirati svakom novom suradniku.
 

Pronađite osobu koja zna posao, i koja vas razumije

Ovo je teško. Dovoljno je teško pronaći osobu koja će znati napraviti točno ono što vam treba. Kad uz to još tražite nekoga s kim ste na istoj valnoj duljini, onda stvar postaje posebno zabavna.
Nećemo pretjerivati - nije ovo kao da tražite ljubav svog života, ali je bitno da osoba kojoj povjeravate dio svog posla vjeruje vama i da vi vjerujete njoj. To vjerojatno nećete iščitati iz nečijeg životopisa, nego tek kroz razgovor, rasprave i suradnju.
Dobra vijest je da se to vrlo brzo vidi - jeste li jedno za drugo ili ne. Već u prvih tjedan ili dva možete jako dobro procijeniti u kojem smjeru će vam suradnja ići.
 
Ne znate gdje i kako pronaći takvu osobu?
Mi vam možemo pomoći kod pronalaska i selekcije virtualnog asistenta s kojim možete probno surađivati tjedan do dva prije samog sklapanja ugovora o suradnji.
 
notion image
 
Više informacija o tome kako do asistenta u Hubu potražite na našoj stranici
Više informacija o tome kako do asistenta u Hubu potražite na našoj stranici

Trebate asistenta?

 
 

 
✍️
Pisali smo i o ...