Kako angažirati dva asistentaZašto angažirati dva asistentaKad jedan ode na godišnji, drugi je tuNećete ostati na cjedilu ako jedan skroz odeTrošak je isti Objašnjavate jednomDvije glave znaju više od jedne
Ima li išta bolje od sladoleda? Ima. Dva sladoleda!
Slično je i s virtualnim asistentima (VA), no za razliku od sladoleda, dva virtualna asistenta za klijenta mogu biti jednako 'kalorična' kao i samo jedan virtualni asistent. Imate dva, a na kraju platite isto kao da imate samo jednog VA. Zvuči kao varka? Kao da tu mora biti neka kvaka? Nema kvake.
Kako angažirati dva asistenta
U Go2human Hubu klijentima na samom početku suradnje savjetujemo da odmah angažiraju dva asistenta za isti posao. To funkcionira tako da imate dva asistenta koji se međusobno izmjenjuju iz tjedna u tjedan. Jedan tjedan radi jedan, drugi tjedan radi drugi. Jedan uvijek hibernira. Sva komunikacija je dijeljena, grupna, a asistenti sami vode brigu o tome na kome je red.
Kako to u praksi izgleda možete pogledati i u ovom videu:
Zašto angažirati dva asistenta
Kad jedan ode na godišnji, drugi je tu
Virtualni asistenti su ljudi koji idu na godišnji odmor. Za razliku od zaposlenika, taj godišnji odmor nije plaćen, no jest stvaran - i virtualnim asistentima treba odmor. Kad VA ode na godišnji, ostat ćete sami. Osim ako imate drugog virtualnog asistenta pa se oni međusobno mogu dogovoriti kada će koji biti odsutan, a vi to nećete ni osjetiti.
Nažalost, ponekad se i virtualni asistenti razbole. Kad radite samo s jednim virtualnim asistentom u tim situacijama naglo ostajete opet sami. No može se dogoditi i gore od toga. Ponekad virtualni asistenti izbjegavaju odlazak na godišnji ili bolovanje i rade do krajnjih granica svojih snaga, jer znaju da nemaju zamjenu. To nikako nije dobro, ni za njih, a dugoročno ni za Vas.
Kombinacija dva virtualna asistenta koji se međusobno izmjenjuju omogućava klijentu da jedan uvijek bude aktivan, a virtualnim asistentima omogućava da kao ljudi odu na godišnji ili bolovanje kad im to treba, pa se vrate svježi.
Nećete ostati na cjedilu ako jedan skroz ode
Da, virtualni asistent vam može otići, bez puno objašnjavanja. To je jedan od glavnih razloga zašto se ljudi boje angažirati virtualne asistente, jer formalno ih je teže vezati uz sebe. Ovo nije članak o tome kako nema smisla uz sebe vezati ljude koji su tu samo zato što im je teško otići, pa ćemo taj dio preskočiti 😉
Kada vam ode netko na koga ste računali, to je teška situacija, u to nema sumnje. U Hubu smo to riješili tako da ne ovisite o jednoj osobi, pa onda nije ni tragedija ako jedna osoba ode. Odluči li Vaš virtualni asistent poslovnu sreću potražiti drugdje, možete ostati mirni - jer tu je onaj drugi koji radi i zna sve isto kao i onaj koji ide.
Trošak je isti
Ako Vam treba virtualni asistent na 5 sati tjedno, Vi ćete platiti 5 odrađenih sati tjedno, bez obzira imali jednog ili dva asistenta. To što jedan uvijek hibernira nećete dodatno plaćati, jer plaćate odrađene sate.
Osim toga, u Hubu ćemo Vam izdati jedan zbirni račun za oba asistenta, pa nećete imati ni duplo papira na kraju mjeseca. Uz račun uvijek prilažemo i izvještaje o utrošenom vremenu iz kojih možete vidjeti točno kada je koji asistent radio i na kojim zadacima.
Objašnjavate jednom
Više ljudi obično znači i da se moramo baviti s više ljudi. Baviti se s više ljudi znači potrošiti više vremena na njih. To je u pravilu točno, no ako u početku dobro pripremite teren i podesite komunikacijske kanale, to možete izbjeći. Umjesto da prvo šaljete jedan email na jednog asistenta, pa drugi email na drugog, sve mailove im šaljite zajedno. Isto vrijedi i za chat komunikaciju - otvorite grupu. Ako koristite alate za vođenje projekata, dodajte ih odmah zajedno na projekt i podijelite s njima dokumente koji im trebaju. Kada otvorite novi zadatak, omogućite im da se sami dogovore tko će taj zadatak obaviti i tako izbjegnite micromanagement.
Dvije glave znaju više od jedne
Mogućnost da se povremeno posavjetuju jedan s drugim može biti jako vrijedna ako ne delegirate zadatke koji su potpuni no-brainers. Možda jedan zna kako se nešto napravi brže ili bolje, pa će to podijeliti s drugim. Jedan od drugoga će imati priliku pokupiti najbolje prakse i na kraju Vama omogućiti bolje rezultate.
Ovakav način rada u početku traži malo pripreme i promišljanja, no svakako se isplati.
Samo zamislite da se nađete s nekim projektom u stisci i taman tad Vam se razboli ključni suradnik. To je situacija koja je grozna i jako stresna za sve bez obzira radi li se o Vašem zaposleniku ili vanjskom suradniku. Pa onda kad već radite s virtualnim asistentima, iskoristite sve prednosti koje takva suradnja nudi i izbjegnite barem dio stresova.
I pojedite taj sladoled! Jedan ili dva, po vlastitom izboru.
Ne znate kako pronaći ni jednog, a kamoli dva asistenta?
Potražimo zajedno jednog ili dva VA
Pisali smo i o ...
Go2human Hub je brand Ljudomata.
U Hubu spajamo virtualne asistente i tvrtke i pomažemo im izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos.
LJUDOMAT, obrt za usluge, vl. Sanja Veletanlić
Adresa: Crvenog križa 15, 10000 Zagreb, Hrvatska
OIB: 96547419905 | Email: info@go2human.com
IBAN HR0924020061140358347 | Banka: Erste & Steiermärkische Bank d.d.