Gordana Tatalović
- Ma super su ti virtualni asistenti, ali... što delegirati?
- Jednostavna metoda za kreiranje liste zadataka
- Zadaci koje lako možete delegirati
- 1. Napisati onaj blog post koji nikako da dovršite
- 2. Napraviti reda u zatrpanom inboxu (📧 1587 unread messages?)
- 3. Grafički lijepo oblikovati ponudu za onog ultra važnog klijenta
- 4. Napraviti i poslati račun kupcu - na vrijeme!
- 5. Konačno ispuniti onaj putni nalog koji čeka od pretprošlog mjeseca
- 6. Naručiti sve zaposlenike na sistematski pregled
- 7. Napraviti table of contents (sadržaj) onog (pre)dugog videa
- 8. Ispolirati pitch prezentaciju za Get in the ring (ili neko drugo) startup natjecanje
- 9. Bukirati hotel za onu super cool konferenciju sljedeći mjesec
- 10. Složiti Google formu za mini istraživanje o navikama vaših kupaca
- 11. Nazvati onog partnera kojeg stvarno ne želite nazvati, a morate
- Lista 36 zadataka u 12 kategorija
Ma super su ti virtualni asistenti, ali... što delegirati?
Čuli ste za virtualne asistente (VA), sviđa vam se ideja da netko drugi odradi dio posla umjesto vas, ali ne znate što konkretno delegirati?
Niste jedini koji se s tim muče.
Mnogima se diže kosa na glavi od same pomisli da nešto delegiraju.
Osim klasičnih problema s kojima se susreću ljudi kad nešto trebaju delegirati, poput:
- "Nitko drugi ne zna to tako dobro odraditi kao ja"
- "Nemam vremena učiti i obučavati nekog drugog"
- "Izgubit ću kontrolu nad svojim poslovanjem"
- ... i ostale ‘što ako’ misli koje vam se vrte po glavi
zbunjenost oko toga što konkretno delegirati jedna je od glavnih kočnica pri odluci da dio svog posla prebacite na nekog drugog (asistenta, virtualnog ili klasičnog). Zato vam u nastavku pomažemo savjetima kako kreirati listu zadataka koje možete lako delegirati.
Jednostavna metoda za kreiranje liste zadataka
Jedan od načina kako dobiti listu zadataka koje možete delegirati je da sve svoje zadatke prvo popišete na papir.
Ako već koristite neki alat za task management u kojem vodite svoje dnevne zadatke, iskoristite ga. Ako ne koristite takav alat, onda uzmite komad papira i stavite ga na svoj radni stol da vam uvijek bude pri ruci.
Kako nešto radite kroz dan, tako na papir (ili u Asanu, Trello, Notion...) zapišite što zapravo radite. Napravite natuknice.
To će izgledati otprilike ovako:
- napraviti i poslati račun klijentu Perici Perić
- napraviti mjesečni izvještaj o zalihama
- promijeniti nazive svih slika na webu
- izrezati 3 min iz onog velikog videa i objaviti na Facebooku
- ispuniti i poslati putni nalog
- ...
Evo kako bi jedna takva lista mogla izgledati na papiru in-real-life prije i poslije označavanja zadataka koje možete delegirati:
Prije: popis zadataka
Poslije: kategorizirani zadaci
Prvu listu nadopunjujte kroz cijeli tjedan. Ako se neki zadaci ponavljaju, kraj njih stavite kvačicu svaki put kad se ponove.
Na kraju tjedna uzmite tri markera u različitim bojama:
- zeleni za one zadatke koje sigurno može napraviti netko drugi umjesto vas
- narančasti za one zadatke koje možda može netko drugi odraditi
- ružičasti za one zadatke koje ne može napraviti nitko umjesto vas (ono u čemu ste stručni, core business)
(ili uzmite druge boje koje već imate doma)
Ako koristite neki od alata za task management (Asana, Notion, Trello,...) onda napravite export svih zadataka u zadnjih mjesec dana i sortirajte ih na isti način.
Oni zadaci koji su označeni zelenom bojom su zadaci koje prve možete delegirati virtualnom asistentu.
Jednom kad stvarno krenete delegirati, više nećete morati svaki tjedan raditi takve liste. To je samo mala pomoć za početak. S vremenom će vam to postati rutina.
Ako vam i dalje nedostaje ideja za delegiranje zadataka, evo par naših prijedloga.
Zadaci koje lako možete delegirati
1. Napisati onaj blog post koji nikako da dovršite
Ili članak, ili post na društvenim mrežama. Možda ste ga već započeli, ali nikako da uhvatite vremena i volje da ga dovršite. Svom virtualnom asistentu (VA) pošaljite ono što već imate - pa makar to bio samo i naslov.
Možete napraviti i kratki Zoom sastanak ili poziv u kojem ćete izdiktirati svoje ideje. Nakon toga će VA odraditi ostalo, napisati tekst i vizualno doraditi cijeli post (napraviti grafike ili pronaći i urediti slike).
2. Napraviti reda u zatrpanom inboxu (📧 1587 unread messages?)
Ako se ne stignete redovito baviti mailovima koji vam zatrpavaju mailbox, vrlo brzo sve to preraste u pravi mali (ili veliki) kaos.
Virtualnom asistentu možete dati zadatak da sredi taj nered. Kategorizirat će mailove, sortirati ih, smjestiti u foldere, obrisati nepotrebno (i neželjeno) i konačno napraviti reda.
3. Grafički lijepo oblikovati ponudu za onog ultra važnog klijenta
Sve ponude trebaju zadovoljiti određene kriterije, no neke ponude su ipak važnije od drugih. Želite da takva ponuda bude drugačija, moćnija, vizualno privlačnija. Vaš asistent pomoći će vam grafički oblikovati ponudu, ali i doraditi tekst kako bi sve skupa najbolje predstavljalo vas i vaše usluge/proizvode.
4. Napraviti i poslati račun kupcu - na vrijeme!
Virtualni asistent izradit će template za račun koji sadrži sve potrebne stavke. Ili, ako ste ga već izradili sami, VA će ga popunjavati podacima i cijenama te dostavljati kupcima. Evidentirat će ih u tablicu i, po dogovoru, slati vašem knjigovodstvu na knjiženje.
5. Konačno ispuniti onaj putni nalog koji čeka od pretprošlog mjeseca
Nemojte biti jedni od onih koji nikada ne dobiju svoje putne troškove jer im je mrsko ispuniti putni nalog! Virtualni asistent odradit će to umjesto vas. Vi samo trebate poslikati svoje račune i karte od putovanja i poslati to porukom ili mailom, a VA će ispuniti putni nalog, unijeti ga u evidenciju i poslati računovodstvu.
6. Naručiti sve zaposlenike na sistematski pregled
Ako svoje zaposlenike redovito šaljete na sistematske preglede, ili to planirate početi, virtualnom asistentu možete delegirati proces naručivanja. VA će za vas pronaći najprikladniju ustanovu, prikupiti uputnice i naručiti ih.
7. Napraviti table of contents (sadržaj) onog (pre)dugog videa
Ispod vašeg videa na YouTube-u se, osim opisa, može naći i sadržaj po minutama - o kojoj se konkretno podtemi priča na kojoj minuti. Iznimno je korisno za duža videa jer vaši gledatelji mogu jednostavno preskočiti na temu koja ih zanima klikom na minutu. Gledatelji će vam biti zahvalni.
Virtualnom asistentu trebate samo reći o kojoj se epizodi radi i brzo ćete dobiti .txt dokument s minutažom i temama.
8. Ispolirati pitch prezentaciju za Get in the ring (ili neko drugo) startup natjecanje
Ako vam je potrebno napraviti ili doraditi (ispolirati, popeglati) pitch prezentaciju za neko važno natjecanje na kojem morate predstaviti svoju tvrtku i usluge, tražite virtualnog asistenta da vam tu pomogne.
Nakon što pošaljete sirove materijale (slike proizvoda, bilješke, ideje i upute), VA će od tih materijala složiti prezentaciju u formatu koji želite (PowerPoint, Slides, video...).
9. Bukirati hotel za onu super cool konferenciju sljedeći mjesec
Pripremate se za konferenciju i nikako ne nalazite vremena za pronaći smještaj u gradu u koji putujete? VA će istražiti i rezervirati hotel u blizini održavanja konferencije, po vašim željama i uvjetima.
10. Složiti Google formu za mini istraživanje o navikama vaših kupaca
Ako provodite neko mini istraživanje kojim želite ispitati navike svojih kupaca, postoji vrlo jednostavan način za to - Google forma. Virtualni asistent može vam postaviti takvu formu sa pitanjima koja želite pitati i ponuđenim odgovorima. Kasnije link na upitnik samo 'šibate' ciljanoj publici. Virtualni asistent vam može pomoći i sa distribucijom ankete/upitnika.
11. Nazvati onog partnera kojeg stvarno ne želite nazvati, a morate
Svi (OK, skoro svi) imamo klijente koje moramo nazvati, a ne želimo (i o tome šutimo). Delegirajte taj posao asistentu koji će obaviti poziv umjesto vas.
Lista 36 zadataka u 12 kategorija
U Hubu spajamo virtualne asistente i tvrtke i pomažemo im izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos.
LJUDOMAT, obrt za usluge, vl. Sanja Veletanlić Adresa: Crvenog križa 15, 10000 Zagreb, Hrvatska OIB: 96547419905 | Email: info@go2human.com IBAN HR0924020061140358347 | Banka: Erste & Steiermärkische Bank d.d.