11 zadataka koje možete delegirati već sljedeći tjedan

11 zadataka koje možete delegirati već sljedeći tjedan

Objavljeno
Oct 9, 2021
Piše
Gordana Tatalović
 

Ma super su ti virtualni asistenti, ali... što delegirati?

Čuli ste za virtualne asistente (VA), sviđa vam se ideja da netko drugi odradi dio posla umjesto vas, ali ne znate što konkretno delegirati?
 
Niste jedini koji se s tim muče.
 
Mnogima se diže kosa na glavi od same pomisli da nešto delegiraju.
💡
DELEGIRATI POSAO/ZADATAK = povjeriti nekomu da posao ili zadatak obavi umjesto nas. Drugim riječima: "Ajde, molim te, ti to napravi jer ja ne stignem".
 
Osim klasičnih problema s kojima se susreću ljudi kad nešto trebaju delegirati, poput:
  • "Nitko drugi ne zna to tako dobro odraditi kao ja"
  • "Nemam vremena učiti i obučavati nekog drugog"
  • "Izgubit ću kontrolu nad svojim poslovanjem"
  • ... i ostale ‘što ako’ misli koje vam se vrte po glavi
zbunjenost oko toga što konkretno delegirati jedna je od glavnih kočnica pri odluci da dio svog posla prebacite na nekog drugog (asistenta, virtualnog ili klasičnog). Zato vam u nastavku pomažemo savjetima kako kreirati listu zadataka koje možete lako delegirati.

Jednostavna metoda za kreiranje liste zadataka

Jedan od načina kako dobiti listu zadataka koje možete delegirati je da sve svoje zadatke prvo popišete na papir.
Ako već koristite neki alat za task management u kojem vodite svoje dnevne zadatke, iskoristite ga. Ako ne koristite takav alat, onda uzmite komad papira i stavite ga na svoj radni stol da vam uvijek bude pri ruci.
 
Kako nešto radite kroz dan, tako na papir (ili u Asanu, Trello, Notion...) zapišite što zapravo radite. Napravite natuknice.
To će izgledati otprilike ovako:
  • napraviti i poslati račun klijentu Perici Perić
  • napraviti mjesečni izvještaj o zalihama
  • promijeniti nazive svih slika na webu
  • izrezati 3 min iz onog velikog videa i objaviti na Facebooku
  • ispuniti i poslati putni nalog
  • ...
 
Evo kako bi jedna takva lista mogla izgledati na papiru in-real-life prije i poslije označavanja zadataka koje možete delegirati:
Prije: popis zadataka
Primjer jedne liste zadataka prije kategoriziranja zadataka prema onome što se može delegirati odmah, nikako ili možda.
Primjer jedne liste zadataka prije kategoriziranja zadataka prema onome što se može delegirati odmah, nikako ili možda.
Poslije: kategorizirani zadaci
Lista zadataka nakon što su dodane kvačice za zadatke koji su se ponavljali i obojano prema tome što se može delegirati.
Lista zadataka nakon što su dodane kvačice za zadatke koji su se ponavljali i obojano prema tome što se može delegirati.
 
Prvu listu nadopunjujte kroz cijeli tjedan. Ako se neki zadaci ponavljaju, kraj njih stavite kvačicu svaki put kad se ponove.
🎶
'Yes, no, maybe, I don't know Can you repeat the question?'
 
Na kraju tjedna uzmite tri markera u različitim bojama:
  • zeleni za one zadatke koje sigurno može napraviti netko drugi umjesto vas
  • narančasti za one zadatke koje možda može netko drugi odraditi
  • ružičasti za one zadatke koje ne može napraviti nitko umjesto vas (ono u čemu ste stručni, core business)
(ili uzmite druge boje koje već imate doma)
 
Ako koristite neki od alata za task management (Asana, Notion, Trello,...) onda napravite export svih zadataka u zadnjih mjesec dana i sortirajte ih na isti način.
🎉
Bravo! Sad imate listu!
Oni zadaci koji su označeni zelenom bojom su zadaci koje prve možete delegirati virtualnom asistentu.
Jednom kad stvarno krenete delegirati, više nećete morati svaki tjedan raditi takve liste. To je samo mala pomoć za početak. S vremenom će vam to postati rutina.
 
Ako vam i dalje nedostaje ideja za delegiranje zadataka, evo par naših prijedloga.

Zadaci koje lako možete delegirati

1. Napisati onaj blog post koji nikako da dovršite

Ili članak, ili post na društvenim mrežama. Možda ste ga već započeli, ali nikako da uhvatite vremena i volje da ga dovršite. Svom virtualnom asistentu (VA) pošaljite ono što već imate - pa makar to bio samo i naslov.
Možete napraviti i kratki Zoom sastanak ili poziv u kojem ćete izdiktirati svoje ideje. Nakon toga će VA odraditi ostalo, napisati tekst i vizualno doraditi cijeli post (napraviti grafike ili pronaći i urediti slike).
🎭
Asistent može i otvoriti profil vaše tvrtke na društvenim mrežama, urediti ga i prilagoditi profilnu i cover sliku. Može pomoći i oko odgovaranja na komentare i poruke u inboxu, ali i napraviti plan za objave (kalendar sadržaja).
 

2. Napraviti reda u zatrpanom inboxu (📧 1587 unread messages?)

Ako se ne stignete redovito baviti mailovima koji vam zatrpavaju mailbox, vrlo brzo sve to preraste u pravi mali (ili veliki) kaos.
Virtualnom asistentu možete dati zadatak da sredi taj nered. Kategorizirat će mailove, sortirati ih, smjestiti u foldere, obrisati nepotrebno (i neželjeno) i konačno napraviti reda.
🚥
Nakon početne čistke, VA može preuzeti odgovornost za praćenje svih mailova i odgovaranje na neke. Zajedno možete postaviti i template za odgovore na upite koji se ponavljaju.
 

3. Grafički lijepo oblikovati ponudu za onog ultra važnog klijenta

Sve ponude trebaju zadovoljiti određene kriterije, no neke ponude su ipak važnije od drugih. Želite da takva ponuda bude drugačija, moćnija, vizualno privlačnija. Vaš asistent pomoći će vam grafički oblikovati ponudu, ali i doraditi tekst kako bi sve skupa najbolje predstavljalo vas i vaše usluge/proizvode.
🎨
Asistentu možete delegirati i da napravi template (predložak) za buduće ponude, na kojima će se brzo i lako mijenjati samo informacije o klijentu i pokoja brojka.
 

4. Napraviti i poslati račun kupcu - na vrijeme!

Virtualni asistent izradit će template za račun koji sadrži sve potrebne stavke. Ili, ako ste ga već izradili sami, VA će ga popunjavati podacima i cijenama te dostavljati kupcima. Evidentirat će ih u tablicu i, po dogovoru, slati vašem knjigovodstvu na knjiženje.
🕹️
Dodatno, vaš asistent može istražiti način za automatizaciju izrade računa putem aplikacija i programa za vođenje poslovanja.
 

5. Konačno ispuniti onaj putni nalog koji čeka od pretprošlog mjeseca

Nemojte biti jedni od onih koji nikada ne dobiju svoje putne troškove jer im je mrsko ispuniti putni nalog! Virtualni asistent odradit će to umjesto vas. Vi samo trebate poslikati svoje račune i karte od putovanja i poslati to porukom ili mailom, a VA će ispuniti putni nalog, unijeti ga u evidenciju i poslati računovodstvu.
Ako putni nalog morate osobno potpisati prije slanja u računovodstvo i to vam VA može pripremiti za brzi elektronički potpis.
 

6. Naručiti sve zaposlenike na sistematski pregled

Ako svoje zaposlenike redovito šaljete na sistematske preglede, ili to planirate početi, virtualnom asistentu možete delegirati proces naručivanja. VA će za vas pronaći najprikladniju ustanovu, prikupiti uputnice i naručiti ih.
👥
Asistent može voditi i ažurirati (prije toga postaviti ili srediti) evidenciju o vašim zaposlenima - radnim satima, godišnjim odmorima, bolovanjima, putovanjima, osobnim dokumentima, liječničkim pregledima, certifikatima.
 

7. Napraviti table of contents (sadržaj) onog (pre)dugog videa

Ispod vašeg videa na YouTube-u se, osim opisa, može naći i sadržaj po minutama - o kojoj se konkretno podtemi priča na kojoj minuti. Iznimno je korisno za duža videa jer vaši gledatelji mogu jednostavno preskočiti na temu koja ih zanima klikom na minutu. Gledatelji će vam biti zahvalni.
Virtualnom asistentu trebate samo reći o kojoj se epizodi radi i brzo ćete dobiti .txt dokument s minutažom i temama.
TOC (sadržaj) koji su naše asistentice izradile za #59 epizodu LOGIT LIVE-a, Live video podcasta koji vodi Višnja Željeznjak. Link na tu epizodu je ovdje.
TOC (sadržaj) koji su naše asistentice izradile za #59 epizodu LOGIT LIVE-a, Live video podcasta koji vodi Višnja Željeznjak. Link na tu epizodu je ovdje.
♻️
Virtualni asistent može prenamijeniti vaš video tako da najupečatljiviji dio stavi u kraći video od nekoliko minuta, sa titlovima i uvodnom špicom. Može i od videa napraviti tekst kao post za društvene mreže sa zanimljivim vizualom. Ovo su samo primjeri. Mogućnosti su velike, pustite mašti na volju ili virtualnog asistenta na pašu.
 

8. Ispolirati pitch prezentaciju za Get in the ring (ili neko drugo) startup natjecanje

Ako vam je potrebno napraviti ili doraditi (ispolirati, popeglati) pitch prezentaciju za neko važno natjecanje na kojem morate predstaviti svoju tvrtku i usluge, tražite virtualnog asistenta da vam tu pomogne.
Nakon što pošaljete sirove materijale (slike proizvoda, bilješke, ideje i upute), VA će od tih materijala složiti prezentaciju u formatu koji želite (PowerPoint, Slides, video...).
👔
Osim toga, VA vam možete napraviti i nekoliko predložaka (templates) za prezentacije. Ti predlošci će biti prilagođeni vizualnom identitetu vaše tvrtke i ubrzat će izradu neke buduće prezentacije.
 

9. Bukirati hotel za onu super cool konferenciju sljedeći mjesec

Pripremate se za konferenciju i nikako ne nalazite vremena za pronaći smještaj u gradu u koji putujete? VA će istražiti i rezervirati hotel u blizini održavanja konferencije, po vašim željama i uvjetima.
🎎
Konferenciju ste odradili i čeka vas još putovanja? Asistentu možete delegirati i druge zadatke kao što su: kupnja avio karte, organiziranje transfera do aerodroma, ishodovanje viza i ostalih dozvola, a može vam biti i podrška tijekom samog putovanja.
 

10. Složiti Google formu za mini istraživanje o navikama vaših kupaca

Ako provodite neko mini istraživanje kojim želite ispitati navike svojih kupaca, postoji vrlo jednostavan način za to - Google forma. Virtualni asistent može vam postaviti takvu formu sa pitanjima koja želite pitati i ponuđenim odgovorima. Kasnije link na upitnik samo 'šibate' ciljanoj publici. Virtualni asistent vam može pomoći i sa distribucijom ankete/upitnika.
🐣
Dodatno, VA vam može pomoći oko analize podataka koji ste dobili istraživanjem i oko kreiranja e-booka ili druge forme kojom ćete prezentirati rezultate istraživanja.
 

11. Nazvati onog partnera kojeg stvarno ne želite nazvati, a morate

Svi (OK, skoro svi) imamo klijente koje moramo nazvati, a ne želimo (i o tome šutimo). Delegirajte taj posao asistentu koji će obaviti poziv umjesto vas.
💂‍♂️
VA može napraviti izvještaj o kupcima koji nisu platili vaše usluge te ih redovito pozivati i podsjećati na dugovanje. Tko ne bi želio delegirati kontrolu naplate potraživanja?
 
 
Ni to nije dosta? Onda provjerite još ovo na stranici našeg cjenika i usluga:
Ni to nije dosta? Onda provjerite još ovo na stranici našeg cjenika i usluga:

Lista 36 zadataka u 12 kategorija

 

 
✍️
Pisali smo i o ...