![Kako voditi bolje sastanke [Dnevnički zapis od 17.11.2021]](https://www.notion.so/image/https%3A%2F%2Fs3-us-west-2.amazonaws.com%2Fsecure.notion-static.com%2F38c8d23c-ccdf-4408-a92a-48159fc6f4d2%2Fsastanci.jpg?table=block&id=4f72a1de-0b77-4b20-81ab-4797da28c6aa&cache=v2)
Jučer sam za Split Tech City i njihove članove održala radionicu o tome kako napraviti company wiki u Notionu, a dotaknuli smo se i vođenja sastanaka.
Bez obzira koristite li Notion ili ne, dijelim sad s vama nekoliko univerzalnih ideja za bolje sastanke.
1 Svrha i cilj sastanka2 Agenda3 Dodatni materijali4 Upalite timer5 Ako snimate, snimajte pametnije6 Pišite bilješke i zadatke7 Napišite svoje upute za dobar sastanak8 Razmislite o cijeni sastanka
1 Svrha i cilj sastanka
Možete li prije sastanka u jednoj ili dvije rečenice napisati svrhu sastanka koja sadrži informaciju o tome gdje smo sada i gdje želimo biti nakon sastanka? Ako ne možete, radije ljude pozovite na kavu i druženje, jer su dobre šanse da im sastankom tratite vrijeme.
2 Agenda
Sastavite agendu prije sastanka koja uključuje sljedeće:
- naslove glavnih tema o kojima trebamo razgovarati
- trajanje za svaku temu
- ime osobe koja je zadužena za pojedinu temu
Agendu podijelite prije sastanka sa svima koji sudjeluju kako bi se mogli pripremiti za sastanak.
3 Dodatni materijali
Sve dodatne materijale za sastanak (dokumente, linkove, informacije) stavite na jedno mjesto da ih ne tražite za vrijeme sastanka. Folder, prezentacija, Notion zapis tog sastanka ili nešto deseto - manje bitno. Bitno je da je sve na jednom mjestu i da svi sudionici i nakon sastanka lako pronađu te materijale.
4 Upalite timer
Lako je izgubiti osjećaj za vrijeme, zato upalite timer. Ako koristite Notion ili slične alate, možete timer ugraditi (doslovno copy/paste ovog linka ako koristite Notion) u svaku pojedinu temu, tj. dio sastanka.
5 Ako snimate, snimajte pametnije
Ako sastanak snimate, napravite to malo bolje. Alat tl;dv (too long, didn't write) vam omogućuje da za vrijeme samog sastanka upišete pojedine podnaslove, podteme. Ako Marica sad priča o budžetu za sljedeću godinu, onda stavite caption "Budžet za 2021 (Marica)" i kasnije ćete dobiti link s tim naslovom koji vodi točno na taj dio snimke.
Na taj način lako napravite captions, odnosno time stamps (isto kao kod YouTube videa) na koje se može skočiti jednim klikom kod naknadnog gledanja.
Nitko od vaših kolega neće imati živaca pregledavati snimku od sat vremena nekog sastanka na kojem nisu bili. Ako u toj snimci ima nešto vrijedno, puno su veće šanse da će to pogledati ako snimka ima time stamps i ako mogu skočiti točno na dio koji ih zanima.
Ako sastanke vodite na engleskom jeziku, taj alat će vam napraviti i cijeli transkript sastanka - automatski će pretočiti u tekst sve ono što se pričalo na sastanku. Tako ne morate pisati bilješke jer ih sve piše tl;dv. Kasnije ih samo uredite. Nažalost, ne razumije hrvatski.
Ovaj add-on trenutno možete skinuti besplatno za Google Meet, a uskoro će biti dostupan i za Zoom i druge platforme, pa ima smisla postati korisnik sad dok je besplatan.
6 Pišite bilješke i zadatke
Za vrijeme sastanka pišite bilješke i odmah zapišite zadatke u onaj alat (Asana, Trello, Notion...) koji koristite za zadatke. Nakon sastanka podijelite te bilješke sa svima koji su sudjelovali. Ako sastanke vodite u Notionu, to čak ne morate ni slati jer će biti na istom mjestu gdje je bila i agenda i svi ostali materijali tog sastanka.
7 Napišite svoje upute za dobar sastanak
I podijelite ih sa svojim kolegama. Ako ljudi ne znaju što očekujete od njih i kako ste zamislili da dobar sastanak izgleda, teško će to oni sami odgonetnuti. Pomozite im.
8 Razmislite o cijeni sastanka
Vrijeme košta. Znate li koliko košta jedan sat svakog vašeg zaposlenika ili suradnika kojeg zovete na sastanak? Zbrojite to i pomnožite s dva. Vrijedi li vaš sastanak toliko? Ako ne, pošaljite im email ili snimite video.
Dodatno: ako koristite Notion, povežite svoju bazu sastanaka s projektima. Na taj način ćete imati najbolji pregled i pristup svim informacijama unutar jednog projekta.
Dodatno na dodatno: virtualni asistent vam može pomoći oko organizacije samog sastanka, pronalaženja najboljeg termina za sve sudionike, slanja meeting requesta, pripreme svih potrebnih materijala, pisanja bilješki za vrijeme sastanka i sve ono za što sami nemate vremena.
Imate li vi neki savjet za mene kako da ubuduće bolje vodim sastanke?
Želite čitati friške zapise prije svih ostalih? Šaljemo ih srijedom ujutro.
Pretplatite se i primajte friške zapise i druge novosti direktno u svoj mailbox.
Go2human Hub je brand Ljudomata.
U Hubu spajamo virtualne asistente i tvrtke i pomažemo im izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos.
LJUDOMAT, obrt za usluge, vl. Sanja Veletanlić
Adresa: Mosećka 50, 21000 Split, Hrvatska
OIB: 96547419905 | Email: info@go2human.com
IBAN HR0924020061140358347 | Banka: Erste & Steiermärkische Bank d.d.