30 super korisnih alata i aplikacija za posao i suradnju na daljinu

30 super korisnih alata i aplikacija za posao i suradnju na daljinu

Objavljeno
Nov 28, 2021
Piše
Sanja Veletanlić
Aplikacije i razni alati su naše osnovno sredstvo za rad jer kao virtualni asistenti sav svoj posao obavljamo putem računala i interneta. Ove aplikacije nam pomažu da zadatke obavljamo brže i pametnije, da budemo bolje organizirani i produktivniji i da bolje surađujemo na daljinu s kolegama i klijentima.
U nastavku donosimo opsežan pregled aplikacija koje sami koristimo. Za neke ste čuli i možda ih već koristite, no vjerujemo da ćete pronaći i nešto novo za sebe što će vam olakšati svakodnevno poslovanje.
 
Sadržaj:

Aplikacije bez kojih ne možemo

Ove aplikacije koristimo svakodnevno za operativne poslove i komunikaciju i jako nam olakšavaju posao i suradnju.
Neke koristimo u besplatnoj verziji, neke u plaćenoj. Za svaku od ovih aplikacija smo naveli plaćamo li je mi i zašto i uključili smo trenutne cijene iz njihovih cjenika.
💡
Savjet: svaku od ovih aplikacija prvo isprobajte u besplatnoj verziji. Za većinu vam nikad neće ni trebati plaćena verzija. Ako i kad se ipak odlučite na kupnju, na internetu potražite kodove za popust (Google: ime aplikacije + discount code), jer često se može pronaći barem 20% popusta za većinu navedenih aplikacija.

1. Notion

ℹ️
Notion je all-in-one aplikacija za bilješke, zadatke, interne wiki stranice i vođenje projekata i kolaboraciju unutar tima.

Kako Notion koristimo u Go2human Hubu

Notion koristimo za:
  • interni wiki (baza internih informacija i znanja, tzv. knowledge vault)
  • alat za suradnju na projektima i zadacima unutar tima
  • mini CRM
Svi članovi Go2human Huba imaju pristup našoj internoj wiki stranici u Notionu. Po potrebi, s klijentima dijelimo pojedine stranice i tako im šaljemo bolje strukturirane informacije.
 
Interni wiki nam se sastoji od općih informacija o Go2human Hubu, raznih How to dokumenata i uputa, galerije članova, Onboarding dokumenta, VA Handbooka i baze edukacija i radionica. Važan dio naše interne wiki stranice u Notionu je i baza u kojoj objavljujemo detalje novih potencijalnih suradnji s klijentima, to su naši interni oglasi.
Notion koristimo i kao alat za vođenje projekata. Sav svoj marketinški sadržaj planiramo i pišemo u Notionu.

Download i instalacija - gdje skinuti Notion?

Notion možete koristiti i bez downloada i instalacije, direktno iz svog browsera. Dovoljno je napraviti svoj account i ulogirati se na notion.so.
Ako ipak želite aplikaciju, možete je skinuti na svoj desktop ili mobitel putem sljedećih linkova:
Notion za Mac & Windows
Notion za iOS i Android
Iako na desktopu nema većih razlika između korištenja ovog alata direktno iz browsera ili putem aplikacije koju ste skinuli na računalo, za korištenje putem mobitela svakako preporučamo da koristite aplikaciju, a ne browser.

Cijena - koliko košta Notion?

Notion možete koristiti i besplatno, uz manja ograničenja. Ograničenja se prvenstveno odnose na maksimalnu veličinu dokumenata (attachmenta, slika, videa) koje možete uploadati u svoj Notion workspace, broj ljudi koje možete pozvati kao goste u svoj Notion workspace i još poneke naprednije opcije.
Ako nemate namjeru uploadati dokumente veće od 5 MB, ako nećete svoj Notion workspace dijeliti s više od 5 ljudi te ako nemate potrebu da vam se javno objavljene Notion stranice indeksiraju onda vam je besplatni personal račun (account) vjerojatno sasvim dovoljan.
 
U Hubu imamo jedan plaćeni (Team) account, a svi ostali članovi (15+) koriste besplatne (Personal) accounte (sudjeluju u zajedničkom workspaceu kao gosti) i ta kombinacija nam za sad odlično funkcionira.
 
Pregled planova i cijena u trenutku pisanja ovog posta (po osobi mjesečno, ako se plati za cijelu godinu od jednom):
notion image
Aktualne cijene i usporedbu svih planova provjerite na sljedećem linku:
 

2. Slack

ℹ️
Slack je alat za izravnu (direktnu, instant) komunikaciju najčešće unutar tima. Slack osim direktnih poruka 1-na-1 omogućuje i stvaranje grupnih tematskih komunikacijskih kanala.

Kako Slack koristimo u Go2human Hubu

Slack koristimo za internu komunikaciju unutar tima i izbjegavanje emaila. Grupiranje po kanalima nam pomaže da se ne pogubimo u moru poruka. Imamo kanale za svaku pojedinu suradnju/klijenta, ali i tematske kanale poput kanala za #istraživanje, za #marketing ili #brbljaonica.
Slack volimo zato što
  • možemo podesiti notifikacije prema vlastitim potrebama (utišati kanal koji nas ne zanima, ugasiti notifikacije van radnog vremena i slično)
  • slati poruke s vremenskom odgodom (napisati poruku u ponoć koja će se poslati u 9 ujutro)
  • grupirati poruke po kanalima nam komunikaciju čini sistematičnijom i smislenijom
U Slacku imamo i ispušni kanal #vikanje-na-svemir za one trenutke kad... ma znate za koje.

Download i instalacija - gdje skinuti Slack?

Isto kao i Notion, Slack možete koristiti direktno iz browsera bez da instalirate aplikaciju. Dovoljno se ulogirati. Ako ipak želite app, na linku niže možete pronaći Slack aplikaciju za Mac, Windows, Linux, iOS i Android.

Cijena - koliko košta Slack?

Sve osnovne funkcije Slacka možete koristiti i u besplatnoj verziji. Ono čega trebate biti svjesni je da će vam povijest poruka biti ograničena na 10.0000 zadnjih poruka koje možete pretraživati. U besplatnoj verziji sve starije poruke nećete moći pronaći. Također, pozivi unutar Slacka u besplatnoj verziji su ograničeni na 1-na-1 pozive.
 
U Hubu koristimo besplatnu verziju i za sad nam je dovoljna (15+ ljudi). One informacije koje nam trajno trebaju arhiviramo u Notionu, a Slack koristimo za prolaznu, dnevnu komunikaciju. Za grupne pozive koristimo drugi alat (Zoom).
 
Pregled planova i cijena u trenutku pisanja ovog posta (po osobi mjesečno, ako se plati za cijelu godinu od jednom):
notion image
Aktualne cijene i usporedbu svih planova provjerite na sljedećem linku:
 

3. Clockify

ℹ️
Clockify je aplikacija za bilježenje i praćenje utrošenog vremena na pojedini zadatak ili projekt.

Kako Clockify koristimo u Go2human Hubu

Clockify nam je u Hubu jako koristan i važan jer pomoću te aplikacije bilježimo vrijeme koje asistenti provode radeći na zadacima i projektima za klijente.
Kada krene nova suradnja s klijentom, u Clockify otvorimo klijenta i projekte koji su vezani za tu suradnju. Zatim na te projekte dodamo asistente koji na njima rade. Asistenti u Clockify sami otvaraju zadatke i vrijeme bilježe tako da upale timer onda kad počnu raditi na nekom zadatku i ugase ga kad su s konkretnim poslom gotovi.
Za klijente u Clockify možemo napraviti linkove koji im omogućuju dobar pregled utrošenog vremena u realnom vremenu na jedan klik.
Izvještaji su jako dobro strukturirani i detaljni. Može se napraviti export u PDF i/ili CSV i Excel. Utrošeno vrijeme se može grupirati po klijentu, projektu, zadatku i osobi koja je radila na tome.
📌
Primjer Clockify izvještaja možete preuzeti u PDF formatu:

Download i instalacija - gdje skinuti Clockify?

Clockify možete koristiti i bez instalacije, direktno iz browsera (tako ga mi koristimo). Ako ipak želite app za desktop ili mobitel, možete ga skinuti sa sljedećeg linka:

Cijena - koliko košta Clockify?

U Hubu koristimo besplatnu verziju ove aplikacije i do sad nam je bila dovoljna za sve ono što nam treba za detaljno praćenje vremena za više klijenata i asistenata.
U slučaju da vama besplatan account nije dovoljan (npr. fali vam bulk edit ili želite dodavati vrijeme za druge), onda provjerite plaćene verzije, tj. Extra features.
 
Pregled planova i cijena u trenutku pisanja ovog posta (po osobi mjesečno, ako se plati za cijelu godinu od jednom):
notion image
Aktualne cijene i usporedbu svih planova provjerite na sljedećem linku:

4. Zoom

ℹ️
Zoom je aplikacija za video sastanke i webinare.

Kako Zoom koristimo u Go2human Hubu

Zoom koristimo za sve video sastanke, ali i za interne radionice i edukacije koje organiziramo. Snimke održanih Zoom radionica naknadno uploadamo i embedamo (ugradimo) u naš interni Notion wiki. Tako su sve te edukacije dostupne našim članovima i nakon što neka edukacija završi.
 
Zoom smo integrirali s Outlookom pa nam je zakazivanje sastanaka brže i jednostavnije. Kad organiziramo novi sastanak ili edukaciju, u meeting requestu samo kliknemo na 'Schedule a meeting (Zoom)" i svi detalji Zoom sastanka se automatski pojave unutar meeting requesta.
 
📢
Za prvi kvartal 2022. najavljena je tl;dv integracija sa Zoomom kojoj se jako veselimo jer će nam omogućiti da automatski unesemo time stamps za vrijeme Zoom sastanaka ili edukacije. Na taj način će svaka naša Zoom snimka dobiti smislene podnaslove s automatskim linkovima na pojedini dio sastanka.
 

Download i instalacija - gdje skinuti Zoom?

Zoom aplikaciju i pluginove možete skinuti sa sljedećeg linka:

Cijena - koliko košta Zoom?

Zoom možete koristiti i besplatno ako ga koristite samo za sastanke 1-na-1. Ograničenje besplatne verzije na trajanje grupnih sastanaka do 40 minuta je razlog zašto smo mi odlučili platiti jednu licencu.
 
Pregled planova i cijena u trenutku pisanja ovog posta (po osobi mjesečno, ako se plati za cijelu godinu od jednom):
notion image
Aktualne cijene i usporedbu svih planova provjerite na sljedećem linku:

5. SignRequest

ℹ️
SignRequest je aplikacija za elektroničko potpisivanje dokumenata (npr. ugovora) bez printanja i bez skeniranja.

Kako SignRequest koristimo u Go2human Hubu

SignRequest koristimo za potpisivanje svih ugovora s članovima i klijentima u Hubu.
PDF dokument uploadamo u SignRequest, u aplikaciji označimo mjesto potpisa i potpisnika, dodamo email adrese potpisnika i pošaljemo na potpis. Kad je dokument potpisan, dobijemo obavijest o tome e-mailom zajedno s tzv. signing logom.
 
Ništa ne printamo i ne skeniramo. Zato obožavamo SignRequest jer nam je uštedio jako puno vremena i oslobodio nas nepotrebnih papira i prašine.

Download i instalacija - gdje skinuti SignRequest?

SignRequest nema aplikaciju koju možete skinuti na svoje računalo. Sve što vam treba je browser u koji se ulogirate. Isto vrijedi za mobitel.

Cijena - koliko košta SignRequest?

Ako mjesečno imate manje od 10 dokumenata za potpis onda će vam besplatna verzija biti sasvim dovoljna. Mi ih često imamo puno više od 10 mjesečno pa smo se odlučili za plaćenu licencu (a SignRequest je onda zasadio jedno drvo 🌲).
 
Pregled planova i cijena u trenutku pisanja ovog posta (po osobi mjesečno, ako se plati za cijelu godinu od jednom):
notion image
Aktualne cijene i usporedbu svih planova provjerite na sljedećem linku:
 

6. Canva

ℹ️
Canva je aplikacija za jednostavnu i brzu izradu grafika, prezentacija i videa i svih drugih vizuala za društvene mreže, web, .

Kako Canvu koristimo u Go2human Hubu

U Canvi radimo apsolutno sve grafike i ilustracije za Hub i većinu grafičkih videa i prezentacija. Isprobali smo i nekoliko drugih sličnih alata, no za nedizajnere poput nas Canva je trenutno 🙏 Sveti Gral i alat bez kojeg zaista ne možemo.
 
Krenemo li nabrajati što smo sve napravili u Canvi ovaj predug post će biti još duplo dulji. Zato pogledajte naš web i društvene mreže: 99% grafičkih elemenata koje tamo vidite smo napravili u Canvi.

Download i instalacija - gdje skinuti Canvu?

Kao i većinu drugih aplikaciju, mi Canvu na desktop računalu koristimo direktno iz browsera bez posebne instalacije. Ipak, ako želite Canvu možete skinuti putem sljedećeg linka:

Cijena - koliko košta Canva?

Canvu možete koristiti bez plaćanja, no to dolazi s nekim ograničenjima. Nećete moći koristiti sve elemente ni opcije. Mi Canvu koristimo svakodnevno i zato smo se odlučili za plaćenu verziju. Dodatno, jedna plaćena licenca nam je omogućila da Canvu Pro koristi 5 ljudi iz tima pa nam se itekako isplatila.
Napomena: pripazite jer licenca ne pokriva baš sve što vam padne na pamet. Primjer: iako imamo Canvu Pro, premium audio elemente ne smijemo koristiti za YouTube (probali smo i dobili copyright claim).
 
Pregled planova i cijena u trenutku pisanja ovog posta (po licenci mjesečno, ako se plati za cijelu godinu od jednom):
notion image
Aktualne cijene i usporedbu svih planova provjerite na sljedećem linku:
 

7. LastPass

ℹ️
LastPass je Password Manager: aplikacija za kreiranje, pohranu i dijeljenje lozinki.

Kako LastPass koristimo u Go2human Hubu

Uz svaki novi alat ide i nova lozinka. Mi to ne možemo pamtiti, pa LastPass pamti naše lozinke za nas. Osim što ih pamti, u LastPassu i kreiramo sigurne, dugačke lozinke (npr. 40nY4r%JFQD&8g umjesto Hub12345).
Uz LastPass se lako ulogiramo u svaku aplikaciju jer LastPass za nas automatski popuni polja za username i lozinku.
LastPass koristimo i za sigurno dijeljenje lozinki u situacijama kada je to potrebno. U Hubu je strogo zabranjeno dijeliti lozinke putem maila ili poruke i tu nas LastPass spašava. Virtualni asistenti se povremeno moraju ulogirati u neki account klijenta (na zahtjev klijenta), a uz LastPass to mogu napraviti sigurno bez da ikad uopće vide lozinku klijenta.

Download i instalacija - gdje skinuti LastPass?

LastPass koristimo kao ekstenziju Chroma na desktopu i mobile app na mobitelu. Na sljedećem linku možete pronaći i sve druge opcije za instalaciju:

Cijena - koliko košta LastPass?

LastPass možete koristiti besplatno na jednom uređaju, no ako vam treba istovremeno i na računalu i na mobitelu (ili trećem uređaju), onda ćete morati platiti. To je razlog zašto smo se i mi odlučili za plaćenu verziju, jer dosta aplikacija koristimo na više uređaja.
 
Pregled planova i cijena u trenutku pisanja ovog posta (po osobi mjesečno, ako se plati za cijelu godinu od jednom):
notion image
Aktualne cijene i usporedbu svih planova provjerite na sljedećem linku:
 

Dodatni alati (povremeno, po potrebi)

Kreiranje sadržaja (tekst)

8. Ispravi.me

ℹ️
Ispravi.me redovito koristimo kad pišemo blog postove ili newslettere da provjerimo kvalitetu napisanog teksta i brzo ispravimo greške.

9. Hrvatski jezični portal

ℹ️
HJP nam služi za provjeru značenja ili porijekla neke riječi.

10. Ludwig

ℹ️
Ludwig nam pomaže kad pišemo na engleskom i želimo provjeriti ima li neka rečenica ili fraza smisla.

11. Kontekst

ℹ️
Pomoću Konteksta povremeno tražimo sinonime za svoje blog postove.

12. Hemingway

ℹ️
Hemigway nam pomaže urediti tekstove na engleskom jeziku i skratiti predugačke rečenice.

13. Dillinger

ℹ️
Dillinger koristimo za pisanje i uređivanje sadržaja u Mardown formatu.

14. Emojipedia

ℹ️
Na Emojipedii uzimamo emojie 😁🔥🥳👀💙🤷‍♀️👩‍💻 koje ubacujemo u tekstualne objave na društvenim mrežama.

15. YayText

ℹ️
Za objave na LinkedInu koristimo YayText onda kad želimo neki dio teksta boldati ili drugačije istaknuti.
 

Kreiranje sadržaja (slike, grafovi, video)

16. Restream

ℹ️
Putem Restreama istovremeno streamamo (prenosimo video sadržaj) uživo na YouTube, Facebook, LinkedIn i Twitter.

17. Kapwing

ℹ️
Kapwing koristimo za uređivanje i izradu videa, a najviše za automatsko dodavanje titlova u video.

18. DataWrapper

ℹ️
Pomoću DataWrappera radimo lijepe grafove, tablice i zemljopisne mape.

19. Blush

ℹ️
Na Blushu pronalazimo dodatne ilustracije i grafike koje kombiniramo s Canvom.

20. Icons8

ℹ️
Icons8 nam je glavni izvor za sve ikonice (i tu lako prilagodimo boju ikonica po potrebi).

21. Optimizilla

ℹ️
Optimizilla nam pomaže optimizirati i smanjiti slike za web.

22. CleanUp pictures

ℹ️
CleanUp pictures AI radi čuda kad trebamo izbrisati dio sa slike (probajte!).

23. Unsplash

ℹ️
Unsplash nam je od svih sličnih servisa najdraži i najbolji izvor za besplatne fotografije.
 

Organizacija, komunikacija i ostalo

24. Postfity

ℹ️
Pomoću Postfitya zakazujemo (schedule) objavu sadržaja za društvene mreže.

25. Time Zone Converter

ℹ️
Time Zone Converter nam pomaže da se lakše snađemo u različitim vremenskim zonama.

26. Loom

ℹ️
Loom koristimo kad god kolegama ili klijentima snimamo neki explainer video u kojem pokazujemo na ekranu što radimo i istovremeno preko kamere sve objašnjavamo.

27. tl;dv

ℹ️
tl;dv nam služi za automatsku transkripciju (Google Meet) sastanaka na engleskom jeziku i za dodavanje time stampova na snimke sastanaka.

28. Potion

ℹ️
Potion koristimo da bi nam web napravljen na Notionu bio ljepši i bolji.
📺
Pogledajte epizodu u kojoj smo ugostili osnivača Potiona, Noaha Bragga:
How to build a custom website with Notion and Potion [Notion Live radionica]

29. Generatedata

ℹ️
Generatedata nam je izvor dummy podataka za razna testiranja.

30. Wheel of Names

ℹ️
Za nasumični odabir koristimo Wheel of Names (probajte, zabavno je).
 

 
Stigli ste do kraja! 🎉
 
📺
Ako su vam ove informacije bile korisne, pretplatite se na naš YouTube kanal ❤ jer ćete tamo pronaći epizodu o 20 aplikacija jednog virtualnog asistenta i druge slične sadržaje.
 

 
Go2human Hub  je brand Ljudomata.
Go2human Hub je brand Ljudomata.
U Hubu spajamo virtualne asistente i tvrtke i pomažemo im izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos.

LJUDOMAT, obrt za usluge, vl. Sanja Veletanlić Adresa: Mosećka 50, 21000 Split, Hrvatska OIB: 96547419905 | Email: info@go2human.com IBAN HR0924020061140358347 | Banka: Erste & Steiermärkische Bank d.d.