Kako pronaći i odabrati virtualnog asistenta po svojoj mjeri?

Kako pronaći i odabrati virtualnog asistenta po svojoj mjeri?

Objavljeno
Mar 14, 2022
Piše
Sanja Veletanlić, Gordana Tatalović

Kako pronaći i odabrati virtualnog asistenta po svojoj mjeri?

Ako tražite virtualnog asistenta koji će vam brzinski pomoći oko nekog manjeg zadatka (treba mi samo odraditi...), onda ovo NIJE članak za vas.
 
No, ako se pitate kako pronaći i odabrati virtualnog asistenta s kojim ćete surađivati na duge staze - čitajte dalje 👀.
 
🔥
Ako vam se ne čita, snimili smo LIVE emisiju o tome kako odabrati VA. Pogledajte:
 

Je li uopće moguće pronaći virtualnog suradnika ‘na duge staze'?

Da, moguće je. Virtualno i dugoročno nisu oksimoroni.
Virtualnim asistentima je dugoročna suradnja isto u interesu. Ni oni ne žele svako malo tražiti nove prilike, pregovarati i počinjati od nule. Naporno im je to.
Mi u praksi vidimo da se dugoročne VA suradnje događaju. Nisu rijetkost.
 
Ali... uvijek ima taj neki prokleti ali!
 
One najuspješnije i najdugoročnije suradnje se ne događaju slučajno.
U samom početku treba postaviti dobre temelje za potencijalnu dugoročnu suradnju.
 
Dobri temelji za dugoročnu suradnju se sastoje od ovih materijala:
  • Struktura - tko, što, kako, kada, koliko, za koga, zašto
  • Transparentnost - otvoreno i bez fige u džepu je dobar početak
  • Briga - kad suradnja krene, njegujte je kao i svaki drugi odnos
 
Ako traženju virtualnog asistenta pristupite strukturirano, transparentno i ljudski, onda itekako postoje dobre šanse da pronađete kvalitetnog suradnika na duge staze.
 
To što je vaš budući suradnik virtualni je potpuno nebitno. Mjesto rada i slične tehnikalije ne igraju ključnu ulogu u tome hoće li suradnje biti kvalitetne i/ili dugoročne.
 
(prvo) Kako biramo suradnike i
(drugo) kako se onda u tim odnosima ponašamo,
e to je bitno za dobru suradnju!
 
📏
Uložite vrijeme u pripremu da bi kasnije dugo i lijepo surađivali sa suradnikom koji je baš po vašoj mjeri. A da bi vam netko mogao biti po mjeri, tu mjeru prvo morate uzeti (znati što tražite), a onda i dati (jasno to komunicirati)!
 

Razlike između selekcije virtualnog asistenta i klasičnog zapošljavanja

Neke od glavnih razlika između traženja i odabira VA i klasičnog zapošljavanja:
  • Sve se događa puno brže - cijeli proces selekcije i angažiranja VA obično traje od jednog dana (1 dan) do najviše 2 tjedna.
  • Jednostavnije je i opuštenije - virtualni asistent vam je budući poslovni partner, a ne zaposlenik.
  • Nema klasičnih životopisa - pustimo prošlost, bitniji su nam sadašnji problemi koje treba riješiti i buduća suradnja.
 

Dva moguća smjera potrage za virtualnim asistentom

Postoje dva osnovna smjera kojima možete krenuti kod traženja svoje virtualne desne ruke.
  1. Aktivno - ”ja se javljam potencijalnim suradnicima”
    1. Možete sami krenuti u istraživanje web stranica, društvenih mreža i drugih profila virtualnih asistenata.
      Ovo je odličan pristup u situaciji kad vam je netko već ranije zapeo za oko. Onda se toj osobi javite direktno, porazgovarate i, ako kliknete, brzo dogovorite suradnju.
      U suprotnom, kad još nemate nikog konkretnog na umu, ovakav pristup može potrajati i iscrpiti.
  1. Pasivno - ”potencijalni suradnici javljaju se meni”
    1. Pasivno ne znači da stvar prepuštate slučaju. To samo znači da ste, nakon objave svojevrsnog oglasa, u poziciji onoga koji prima ponude.
      Ovo je odličan pristup ako nemate puno vremena za traženje i ako znate kako sročiti dobar oglas. Dobar oglas je onaj koji će privući baš onakve suradnike kakve trebate i želite.
 

Što je važno kod odabira virtualnog asistenta?

Na ova pitanja prvo odgovorite sebi. Razmislite o tome što vas je navelo da uopće krenete u potragu za virtualnim asistentom te koliko i kakve pomoći vam treba.
O tome što sve možete delegirati virtualnom asistentu i kako napraviti popis zadataka pročitajte u našem blog postu: 11 zadataka koje možete delegirati već sljedeći tjedan.
notion image

Znanja i vještine

Kakva konkretno pomoć vam treba? Oko kojih zadataka? Što sve asistent treba znati da bi mu vi prepustili dio posla? Koliko i kakvog iskustva treba imati? U čemu treba biti stručan, a što može učiti putem?

Dostupnost

Koliko vremena u danu, tjednu, mjesecu je potrebno da se obave ti zadaci koje želite prebaciti na asistenta?

Budžet

Koju cijenu ste spremni platiti? Koliko vam vrijedi to da konačno možete odahnuti?

Osobnost

Koje vrijednosti mora imati osoba da bi vam mogla postati desna ruka? Kakav stil komunikacije vam odgovara? Kakav karakter cijenite?
 

 
U nastavku vam pomažemo sročiti oglas koji će pomoći odgovoriti na ta pitanja i privući pravog suradnika.

The Oglas

Tražim virtualnog asistenta.” nije dobar oglas. Preštur je.
Možda bi vam takav oglas i donio more ponuda ako ste popularan i poželjan klijent. No more ponuda često znači i puno viškova i puno posla za vas.
notion image
Zato u početku odvojite malo vremena, dajte si malo truda i sastavite oglas koji će sam filtrirati i privlačiti kandidate prema vašim potrebama.
 
Iskoristite taj oglas da dobro prezentirate sebe, svoj posao i buduću suradnju, ali i da lako saznate sve one informacije koje su vama bitne.
 
Ne zaboravite: odabir virtualnog asistenta je (i treba biti) dvosmjeran proces.
To znači da kako vi birate asistenta, isto tako i asistent bira vas. I to je dobra stvar kad tražite desnu ruku na duge staze!
🔥
Želite raditi s ljudima koji su odabrali baš vas.
Takve suradnje su puno ugodnije, dugoročnije i donose bolje rezultate.
 

Gdje objaviti oglas za virtualnog asistenta

Oglas možete objaviti kod sebe doma (na vlastitim društvenim mrežama, webu) ili u gostima.
Na vlastitom terenu:
  • na vlastitom profilu na društvenim mrežama (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram, ...)
  • na profilu vaše kompanije na društvenim mrežama
  • na vlastitom webu
  • sve navedeno!
U gostima:
  • u (Facebook) grupama gdje se okupljaju virtualni asistenti (npr. Virtualni asistenti Hrvatska, Be Your Own Boss, Freelancers Croatia, ...)
  • na stranim i domaćim platformama (Freelance, Upwork, PeoplePerHour, ,...)
🐠
Da bi uopće mogli birati, morate imati neki bazen iz kojeg ćete birati svoju ‘zlatnu ribicu’. Oglas je dobar način za napuniti bazen ponudama.
 

Kako oglas treba izgledati (forma(t) oglasa)

Sve dok u oglasu navedete sve važne informacije na jasan i ‘probavljiv’ način, forma je manje bitna. Hoće li to biti tekst, video, prezentacija ili neka druga kombinacija - odaberite ono što vama više odgovara.
  • Ako vam je lakše sve izrecitirati pred kamerom i ne da vam se pisati, snimite video (ili audio).
  • Ako se užasavate kamere do te mjere da vam izaziva napadaj panike i bolje se izražavate kroz tekst, onda pišite.
  • Ako sve možete objasniti kroz ilustracije, crtajte.
Ako niste sigurni, ne možete se odlučiti:
Nama se najbolje pokazala kombinacija teksta (zbog jasnoće i preglednosti) i kratkog videa (da nas drugi lakše upoznaju kao ljude).
Kad niste sigurni koju formu odabrati, tekst + video su jako dobra kombinacija.

Što oglas treba sadržavati

Predstavljanje (sebe)

Da bi netko dugi mogao odabrati vas kao svog budućeg klijenta, suradnika i partnera, mora vas moći upoznati, a za to vi morate dobro predstaviti sebe.
 
Ljudi često kažu 'ja tražim VA, moje ime je x, radim za firmu y i točka. Tu stanu.
To nije dovoljno.
 
  • Tko ste,
  • čime se bavite,
  • što vam je u poslu važno,
  • kako (ne)volite komunicirati,
  • što vas trenutno najviše muči i čemu se nadate?
 
Ako odlučite uključiti video u svoj oglas, odgovorite u videu na gore navedena pitanja.
To sve stane u 2 minute videa u kojem se predstavljate.
Taj video:
  • ne mora biti visoke produkcije,
  • ne mora imati super efekte,
  • ne mora biti savršen.
 
notion image
To je video u kojem sjednete ispred kamere (a možete i u šetnji ako vam je lakše, samo nemojte baš u vožnji) i ispričate nešto o sebi i o tome što tražite.
Kroz video će se ljudi lakše povezati s vama.
🙈
Ako ljudi u videu vide vašu tremu i nervozu, ne brinite. Oni dobronamjerni neće zaključiti ništa loše o vama. Pomislit će tek da ste malo nervozni dok snimate. I oni su!
 

Opis buduće suradnje (i zadataka)

Kada ste predstavili sebe, treba napisati detaljne informacije o tome što će virtualni asistent zapravo raditi i na koji način ćete surađivati.
 
Možda u početku još ni ne znate što će sve virtualni asistent raditi, ali ono što znate – to i napišite.
 
  • Koje zadatke (i projekte) želite delegirati virtualnom asistentu? Što će raditi?
  • Ponavljaju li se ti zadaci periodično (koliko često)?
  • Postoje li detaljne upute za te zadatke ili se od VA očekuje kreativnost i samostalnost?
  • S kim će VA surađivati - samo s vama ili i drugima?
  • Na kojem jeziku će se odvijati suradnja?
  • Na koji način ćete delegirati posao (task manager, telefon, audio poruke, email, tjedni sastanci, ... nešto deseto)?
  • Treba li vam pomoć i podrška svaki dan ili samo povremeno?
  • Kada očekujete da suradnja počne, koliko je hitno?
 
⚠️
Detalji čine razliku. Što više detalja (filtera) – to bolje!
 

Potrebne vještine i znanja

U raspisivanju traženih znanja i vještina budite konkretni. Raspišite svoja očekivanja.
 
Primjer 1
Ako tražite virtualnog asistenta koji dobro barata Excelom:
Tražim VA sa naprednim znanjima u Excelu.
✔️
Tražim VA koji u Excelu (ili Google Sheets) jako dobro barata pivot tablicama, funkcijama poput VLOOKUPa i naprednim formulama i koji sam može strukturirati kompleksne izvještaje.
 
Primjer 2
Ako tražite virtualnog asistenta koji će vam pomoći oko obrade videa:
Tražim VA koji zna osnove video editinga.
✔️
Tražim VA koji zna osnove video editinga da mi pomogne oko mog YouTube kanala, točnije: rezanje videa u manje dijelove, skraćivanje, dodavanje prijelaznih efekata između scena, ubacivanje titlova i jednostavnih grafika, prenamjena postojećih videa za druge kanale.
 
Detaljnim opisom potrebnih znanja i vještina smanjujete mogućnost nesporazuma i štedite vrijeme sebi i drugima. Oni koji potrebna znanja i vještine nemaju se neće javiti (ili će se javiti u manjem broju) kad je to detaljno i konkretno opisano.
 

Relevantno prethodno iskustvo (i portfolio)

Zamolite virtualne asistente da vam u prijavi navedu svoje prethodno iskustvo koje je relevantno konkretno za ovu suradnju.
Ne treba vam nečiji cijeli životopis od stoljeća sedmog, ali informacija o tome da je netko radio na vrlo sličnom projektu dobro dođe.
 
Osim opisa relevantnog prethodnog iskustva, ostavite prostor i da vam VA pošalje link na svoj portfolio, ako ga ima.
 
Virtualni asistenti u svom portfoliu mogu imati primjere:
  • prezentacija koje su sami napravili
  • postova ili članaka koje su napisali
  • grafika i videa koje su izradili u Canvi i drugim alatima
  • pa čak i primjere izvještaja s dummy podacima
 

Cijena (budžet)

Navedite cijenu koju ste spremni platiti. Nemojte se igrati skrivača.
Mi smo svoje cijene objavili javno i ništa strašno nam se nije dogodilo!
 
notion image
Zašto?
  • Tako odajete dojam nekoga tko je ozbiljan, transparentan i zna što radi.
  • Tako poštujete tuđe i svoje vrijeme.
  • Tako si povećavate šanse pronalaska suradnika koji vam je dobar match.
 
Ako niste sigurni oko cijene sata, to je u redu.
 
Ono što znate je koliko ste mjesečno spremni izdvojiti za pomoć virtualnog asistenta.
Taj podatak je dovoljan: to je vaš budžet.
Možete navesti i raspon (od - do).
↔️
Savjet: ako navodite raspon budžeta (ili cijene) onda imajte spreman odgovor na pitanje u kojem slučaju ste spremni platiti najniži iznos, a u kojem najviši iz tog raspona. Koji su kriteriji?
 

Kako i gdje da vam se VA javi

U samom oglasu vrlo jasno navedite na koji način želite da vam se VA javi na oglas.
Bilo da je to email, inbox ili nešto treće, jasno navedite adresu. Ne želite skupljati ponude na sto strana.
 
Obrazac za prijave (forma) štedi vrijeme
Čak i kad vam sve prijave dođu u isti inbox, lako se pogube ako vam je inbox i inače zatrpan.
Tu vas obrazac za prijave može spasiti. Google ili neka druga forma je odličan alat koji će vam uštedjeti puno vremena i živaca. Sve prijave će uredno biti na istom mjestu i puno lakše ćete ih pregledati i usporediti.
 
Uputa: što sve prijava treba sadržavati?
U oglasu napišite što sve prijava treba sadržavati. Ako koristite obrazac za prijave onda ta polja označite kao obavezna.
 
Naš savjet: tražite video predstavljanje
Zamolite virtualne asistente da vam kao dio svoje prijave snime vlastito dvominutno video predstavljanje. Svoj video neka učitaju na neki od cloud video servisa (YouTube, Vimeo, Loom, Streamable... ) i podijele s vama putem linka.
📷
Nije isto kada vi o nekome samo nešto pročitate ili kada vidite i osjetite u videu kako osoba komunicira.
 

Koji su sljedeći koraci (što VA može očekivati)

  • Hoćete li se povratno javiti svim kandidatima?
  • U kojem roku?
  • Hoće li biti testiranja? Kakvog? Je li plaćeno?
  • Koliko virtualnih asistenata planirate angažirati?
Napišite to.
 
Uži izbor: razgovori
Nakon što prikupite ponude, napravite uži izbor od maksimalno 3 asistenta s kojima ćete razgovarati. Razgovarate li s previše ljudi, odluka i odabir će vam biti puno teži.
 
  • Neka razgovori ne traju dulje od sat vremena.
  • Razgovore provedite s upaljenom kamerom.
  • Izbjegavajte ispitivanje o privatnim stvarima.
  • Pričajte o svojim projektima i zadacima na kojima će se raditi.
  • Slušajte i pokušajte doživjeti osobu s druge strane.
🤠
Iskoristite taj razgovor da porazgovarate, što se kaže, k'o ljudi!
 
Ne donosite konačnu odluku brzopleto na samom prvom razgovoru. Prespavajte i pustite drugu stranu da isto prespava prije odluke o ulasku u suradnju.
 

Što ako...?

notion image
  • nemate vremena pisati kvalitetan oglas i pregledavati prijave
  • ne znate kako raspisati što vam treba i postaviti dobre filtere
  • niste sigurni što i kako
 

 
Go2human Hub  je brand Ljudomata.
Go2human Hub je brand Ljudomata.
U Hubu spajamo virtualne asistente i tvrtke i pomažemo im izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos.

LJUDOMAT, obrt za usluge, vl. Sanja Veletanlić Adresa: Mosećka 50, 21000 Split, Hrvatska OIB: 96547419905 | Email: info@go2human.com IBAN HR0924020061140358347 | Banka: Erste & Steiermärkische Bank d.d.